De voordelen van digitaal factureren

Het digitaal factureren nu ook bij ons steeds populairder.

Op wat moet je vooral letten bij deze manier van factureren en wat zijn de voordelen van elektrisch of digitaal factureren?

Door een al te ijverige wetgever werd het elektrisch factureren tot voor enkele jaren al teveel aan banden gelegd om gebruiksvriendelijk te zijn en tijdwinst op te leveren. In plaats van deze manier van factureren aan te moedigen werd dit door de vele wetten en regels zelfs ontmoedigd. Dat werd uiteindelijk door de wetgever ingezien waardoor de meeste regels verdwenen. Nu wordt zelfs een doodgewone e- mail als een wettelijk en dus officieel factuur beschouwd. Om begrijpelijke redenen wil de meerderheid van de zelfstandigen nog steeds enkele waarborgen inbouwen. De meesten gebruiken een PDF- document. Anderen beveiligen hun facturen met een extra wachtwoord. Met al deze extra voorzorgen willen ze onaangename verrassingen voorkomen. Om de echtheid van het document aan te tonen werd zelfs de elektronische handtekening ingevoerd.

Wijzigingen voorkomen

Door het digitaal factuur in PDF- vorm te gieten voorkom je dat de ontvanger wijzigingen aan het document kan aanbrengen. Zo’n PDF- document maken is kinderspel. De meeste printers zijn voorzien van een speciaal programma waarmee je een digitaal factuur in een handomdraai kan omzetten in een veilig PDF- document. Het aanmaken van zo’n PDF- document verschilt nauwelijks van printen of scannen.

Online boekhoud programma’s

Elektronisch of digitaal factureren gaat nog eenvoudiger en vooral minder tijdrovend met speciale online programma’s zoals Excel, Exact Online en Ficsus. Naast dit drietal zijn er nog vele andere online programma’s op de markt. Hou er zeker rekening mee dat er tussen al deze online boekhoudprogramma’s grote verschillen bestaan, zowel wat hun gebruiksvriendelijkheid als hun kostprijs betreft. Sommige boekhoudprogramma’s zijn zelfs gratis. Zo’n gratis en toch gebruiksvriendelijk en veilig online boekhoudprogramma is ongetwijfeld Excel, dat door de meerderheid der zelfstandigen voor hun facturatie wordt gebruikt.

Voordelen digitaal factureren

Zoals eerder reeds aangehaald heeft digitaal factureren vele voordelen. Het zorgt in de eerste plaats voor een belangrijke tijdwinst en een kleiner risico op fouten. Deze facturen kunnen direct bij ontvangst worden betaald en verwerkt en dit zowel door leveranciers als door de afnemers. Zo zorg je zo voor een win- win situatie hetgeen alle betrokkenen zeker weten te waarderen.

De sterk verbeterde internetverbindingen maken dat deze manier van factureren weinig of geen nadelen zijn verbonden.